Tesis Güvenlik Belgesi Nedir, Nasıl Alınır?

Savunma sanayinde gizlilik dereceli bir projede yer almak, bir ana yüklenicinin tedarik zincirine girmek ya da Kontrole Tâbi Liste kapsamında üretim yapmak isteyen her firmanın karşısına aynı şart çıkar: Tesis Güvenlik Belgesi. Bu rehberde belgenin ne olduğunu, hangi firmaların alması gerektiğini, başvuru için aranan şartları ve belgeleri, sürecin adım adım nasıl ilerlediğini ve ne kadar sürdüğünü bulabilirsiniz.

Tesis Güvenlik Belgesi Nedir?

Tesis Güvenlik Belgesi (TGB), gizlilik dereceli bilgi, belge, proje veya malzemeyle çalışılacak bir tesisin fizikî, teknik ve idari güvenlik şartlarını sağladığını gösteren resmî belgedir. Belgeyi, Millî Savunma Bakanlığı (MSB) adına Savunma Sanayi Millî Güvenlik Makamı görevini yürüten Teknik Hizmetler Genel Müdürlüğü düzenler. Belgenin dayanağı 5202 sayılı Kanun, Savunma Sanayi Güvenliği Yönetmeliği ve MSB Savunma Sanayi Güvenliği Yönergesi'dir.

Mevzuata göre gizlilik dereceli bir savunma sanayi konusuyla ilgisi olan her kişi için Kişi Güvenlik Belgesi, projenin yürütüleceği tesis veya yer için de Tesis Güvenlik Belgesi alınması zorunludur. Bu nedenle TGB, firmanın isteğe bağlı olarak edindiği bir kalite belgesi değil, gizlilik dereceli işe girmenin yasal ön şartıdır.

Belge; gizlilik dereceli bilginin saklandığı, işlendiği ve görüşüldüğü alanları, bu alanların çevre güvenliğini, bilgi sistemlerini ve personel düzenini kapsar. Başvuru yapılan adres için düzenlenir. Bu adres bir üretim tesisi olabileceği gibi bir iş merkezindeki ofis de olabilir. Belirleyici olan, gizlilik dereceli bilginin bulunacağı alanın şartları karşılamasıdır.

MSB, Tesis Güvenlik Belgesine sahip firmaların listesini internet sitesinde 15 günde bir güncelleyerek yayımlar.

Hangi Firmalar Tesis Güvenlik Belgesi Almalı?

MSB'nin tanımına göre savunma sanayi alanında gizlilik dereceli bilgi, belge, malzeme ya da proje ile ilgili faaliyet yürütecek kamu kurumları ile gerçek ve tüzel kişilerin Tesis Güvenlik Belgesi ve buna bağlı olarak Kişi Güvenlik Belgesi başvurusu yapması gerekir. Uygulamada bu tanımın kapsadığı firmalar şunlardır:

• Alt yükleniciler: Ana yüklenicilerin gizlilik dereceli işlerinde üretim, mühendislik, yazılım veya hizmet tedarik edecek firmalar.
• Gizlilik dereceli ihalelere teklif verecek firmalar: Askerî tesis, teknik altyapı ve sistem kurulumu gibi işlerde yer alacak inşaat, mühendislik ve teknoloji firmaları.
• Kontrole Tâbi Liste kapsamında üretim yapacak firmalar: Harp araç ve gereçleri, silah, mühimmat ve bunların parçalarını üretecek işletmeler. Yeni kurulacak tesislerde önce Kuruluş İzni alınır, ardından Tesis Güvenlik Belgesi ve Üretim İzin Belgesi başvurusu yapılır.
• Savunma malzemesi ithalat ve ihracatı yapacak firmalar: Kontrole Tâbi Liste dışında kalsa bile uluslararası ihracat kontrol listelerinde yer alan malzemelerin ithalat ve ihracatını yürütecek kuruluşların da Tesis Güvenlik Belgesine sahip olması gerekir.

Belge firmaya ne kazandırır?

Tesis Güvenlik Belgesi, firmanın savunma sanayindeki iş alanını doğrudan genişletir:

• Gizlilik dereceli ihale ve projelere teklif verebilmenin önünü açar.
• Ana yüklenicilerin alt yükleniciden aradığı temel şartı karşılar.
• Kontrole Tâbi Liste kapsamındaki üretim ile savunma malzemesi ithalatı ve ihracatı için gerekli zemini oluşturur.
• Tesisin fizikî ve bilgi güvenliğini resmî standartlara göre yapılandırır.

Somut bir proje olmadan başvurulabilir mi?

Evet. Belge, elde somut bir proje olmadan da alınabilir. Süreç birkaç ay sürdüğü için başvuruya gizlilik dereceli bir ihale ilan edildiğinde ya da ana yükleniciden talep geldiğinde başlamak, çoğu zaman fırsatın kaçması anlamına gelir. Belgeyi önceden almak, firmayı ihaleye ve tedarik zincirine hazır hâle getirir.

Millî ve NATO Tesis Güvenlik Belgesi

Tesis Güvenlik Belgesi iki türde düzenlenir:

• Millî Tesis Güvenlik Belgesi: Ulusal gizlilik dereceli projeler için gereklidir.
• NATO Tesis Güvenlik Belgesi: NATO gizlilik dereceli projeler ve NATO kapsamındaki uluslararası işler için gereklidir. Başvuru ve denetim aynı makam üzerinden yürütülür; belgeyi NATO Merkez Kurulu Başkanlığı düzenler.

Belge, tesiste erişilecek bilginin gizlilik derecesine göre verilir. Millî gizlilik dereceleri en düşükten en yükseğe Hizmete Özel, Özel, Gizli ve Çok Gizli şeklinde sıralanır; NATO'nun gizlilik dereceleri de bu basamaklara karşılık gelir. Talep edilen derece yükseldikçe tesiste aranan fizikî ve bilgi güvenliği tedbirleri de artar.

Ortaklık yapısı da belge türünü doğrudan etkiler. Ortaklarından ya da yönetim kurulu üyelerinden biri yabancı uyruklu olan firmalara, denetim sonucunun uygun olması hâlinde yalnızca Millî Hizmete Özel derecesinde belge verilir. Yabancı ortağın NATO üyesi bir ülkenin vatandaşı olması ve kendi ülkesinden alınmış uygun derecede kişi güvenlik belgesine sahip olması hâlinde ise NATO gizlilik dereceli belge alınabilir.

Hangi belge türünün ve hangi derecenin gerektiği, firmanın yer almak istediği projeye ve ana yüklenicinin talebine göre belirlenir. Bu kararın baştan doğru verilmesi, hem gereksiz yatırımın hem de yetersiz derece nedeniyle kaçan projenin önüne geçer.

Tesis Güvenlik Belgesi Şartları

Başvurunun ön koşulu, firmanın Türkiye'de kurulu bir şirket olması ve tesisin askerî yasak ve güvenlik bölgeleri dışında bulunmasıdır. Bunun üzerine dört temel şart aranır.

Özel güvenlik izni

Tesisin güvenliği, 5188 sayılı Özel Güvenlik Kanunu kapsamında sağlanmalıdır. Bunun için tesisin bulunduğu ildeki İl Özel Güvenlik Komisyonundan karar alınır. Firma, özel güvenlik hizmetini kendi bünyesinde kuracağı bir birimle ya da bir özel güvenlik şirketinden hizmet alarak karşılayabilir. Başvuru dosyasında özel güvenlik izin belgesi, komisyon kararı ve varsa hizmet sözleşmesi yer alır. Komisyon süreçleri ilden ile farklı ilerlediği için bu adım, toplam sürenin belirlenmesinde önemli rol oynar.

Fizikî ve bilgi güvenliği

Gizlilik dereceli bilginin bulunacağı alanlar tesisin geri kalanından ayrılır ve kontrol altına alınır. Talep edilen dereceye göre şu tedbirler aranır:

• Güvenlikli alanlar: Gizlilik derecesine uygun kontrollü bölge, gizlilik dereceli evrakın saklandığı güvenlikli oda ve bilgi sistem odası; kilitli dolap ve kasalar.
• Giriş kontrolü: Yetkilendirme, kartlı geçiş veya benzeri sistemler, ziyaretçi kayıtları ve kamerayla izleme.
• Çevre güvenliği: Tesisin çevre emniyet tedbirleri. Başvuru dosyasında bu tedbirleri gösteren bir kroki yer alır.
• Ağ ayrımı: İnternete bağlı bilgisayarlar ile gizlilik dereceli çalışmanın yapıldığı iç ağ birbirinden ayrılır. Gizlilik dereceli bilgisayarların internet bağlantısı engellenir, iç ağda kablosuz erişime izin verilmez.
• TEMPEST: Elektronik cihazlardan ve hatlardan bilgi sızmasına karşı alınan tedbirlerdir. En az Özel derecesinde bilgi üreten, bu bilgiyle çalışan, bu bilgiyi elektronik ortamda depolayan ya da bu derecede askerî yazılım geliştiren kuruluşlar, bilgi sistem odaları için TEMPEST raporu alır. Diğer başvurularda TEMPEST taahhütnamesi yeterlidir.
• Acil durum tedbirleri: Yangın algılama ve söndürme sistemleri, tahliye planları ve bunlara ait bakım kayıtları.

Personel: Kişi Güvenlik Belgesi

Firmada bir Tesis Güvenlik Koordinatörü atanır ve gizlilik dereceli bilgiye erişecek kişiler için Kişi Güvenlik Belgesi başvurusu, Tesis Güvenlik Belgesi başvurusuyla eş zamanlı yapılır.

Kişi Güvenlik Belgesi başvurusu yapılması gereken kişiler; yönetim kurulu üyeleri, genel müdür ve yardımcıları, güvenlik koordinatörü ve gizlilik dereceli bilgiye erişmesi muhtemel çalışanlardır. Anonim şirketlerde gizlilik dereceli bilgiye erişmesine yönetim kurulu kararıyla izin verilen hissedarlar, şahıs şirketlerinde ise hissedarların tamamı bu kapsamdadır. Güvenlik görevlisi, temizlik, yemekhane veya muhasebe personeli gibi gizlilik dereceli bilgiye erişmeyecek çalışanlar için Kişi Güvenlik Belgesi istenmez.

TÖGEK

Tesis Özel Güvenlik El Kitabı (TÖGEK), tesiste alınan güvenlik tedbirlerinin ve uygulanacak prosedürlerin yazılı hâle getirildiği belgedir. MSB taslak bir TÖGEK ve doldurma talimatı yayımlar. Ancak her tesisin fizikî yerleşimi, organizasyonu ve talep edilen gizlilik derecesi farklı olduğu için TÖGEK firmaya özel hazırlanır. Denetimde tesisin, TÖGEK'te yazılanlarla uyumlu olması beklenir. Bu nedenle TÖGEK, sürecin en çok emek isteyen ve firmaya en özgü belgesidir.

Advance Danışmanlık olarak yürüttüğümüz dosyalarda en çok emeği TÖGEK alıyor. Her TÖGEK'i, MSB taslağından yola çıkarak tesisin kendi yerleşimine ve organizasyonuna göre firmaya özel hazırlıyoruz.

Başvuru İçin Gerekli Belgeler

MSB'nin yayımladığı listeye göre başvuru dosyasında şu bilgi ve belgeler yer alır:

1. Şirketi temsil ve ilzama yetkili kişi tarafından imzalanmış protokol
2. Ön inceleme ücretinin yatırıldığını gösteren makbuz
3. Kuruluşun adı, açık adresi ve iletişim bilgileri
4. Güvenlik koordinatörünün kimlik ve iletişim bilgileri
5. Gizlilik dereceli bilgiye erişecek personelin listesi
6. Özel güvenlik izin belgesi, İl Özel Güvenlik Komisyonu kararı ve varsa özel güvenlik hizmet sözleşmesi
7. Sicil tasdiknamesi
8. Hissedarlar ve hisse oranları ile yönetim kurulu başkanı ve üyelerinin bilgileri
9. TGB ihtiyacı hakkında bilgi formu
10. Çevre emniyet tedbirlerini gösteren kroki
11. TEMPEST raporu veya taahhütnamesi ile iş sağlığı ve güvenliği taahhütnamesi
12. Denetime esas kontrol formu
13. Tesis Özel Güvenlik El Kitabı (TÖGEK)
14. Kişi Güvenlik Belgesi başvuru yazısının örneği

Fotokopi belgelerin aslına uygunluğu onaylanmış olmalıdır. Dosya, en az Hizmete Özel gizlilik derecesi taşıyan bir başvuru yazısıyla Makama teslim edilir. Liste, talep edilen gizlilik derecesine göre küçük farklılıklar gösterebilir.

Tesis Güvenlik Belgesi Nasıl Alınır? Adım Adım Süreç

1. Ön Değerlendirme

Firmanın hangi belge türüne ve hangi gizlilik derecesine ihtiyaç duyduğu, katılmak istediği projeye ya da ana yüklenicinin talebine göre belirlenir. Tesisin mevcut fizikî durumu, ortaklık yapısı ve Kişi Güvenlik Belgesi başvurusu yapılacak personel bu aşamada değerlendirilir. Bu aşamada netleşmesi gereken başlıca sorular şunlardır:

• Hangi projede ya da ihalede yer alınacak ve bu iş hangi gizlilik derecesini gerektiriyor?
• Millî belge mi, NATO belgesi mi, yoksa ikisi birden mi gerekiyor?
• Ortaklık yapısında ya da yönetim kurulunda yabancı uyruklu kişi var mı?
• Gizlilik dereceli bilgi tesisin hangi bölümünde bulunacak ve bu alan nasıl ayrılacak?
• Kişi Güvenlik Belgesi başvurusu kaç kişi için yapılacak?

Bu soruların cevabıyla eksikler ve yapılması gereken yatırımlar netleşir.

2. Özel Güvenlik İzni

Tesis için 5188 sayılı Kanun kapsamında İl Özel Güvenlik Komisyonu kararı alınır. Aynı dönemde güvenlikli alanlar, giriş kontrol ve kamera sistemleri ile bilgi sistemlerine ilişkin fizikî hazırlıklar tamamlanır.

3. TÖGEK ve Başvuru

TÖGEK hazırlanır, başvuru dosyası tamamlanır ve ön inceleme ücreti yatırılır. Tesis Güvenlik Belgesi başvurusu ile personelin Kişi Güvenlik Belgesi başvuruları Makama birlikte sunulur.

4. Makam Denetimi

Makam başvuru dosyasını inceler, personel için güvenlik soruşturmaları yürütülür. Ardından denetim heyeti tesisi yerinde denetler ve tesisin, başvuru dosyasında ve TÖGEK'te beyan edilen tedbirleri karşılayıp karşılamadığını kontrol eder.

5. Belgenin Düzenlenmesi

Denetimin olumlu sonuçlanmasının ardından belgelendirme ücreti yatırılır ve belge düzenlenir. NATO belgesi, NATO Merkez Kurulu Başkanlığı tarafından düzenlenir. Belge alındıktan sonra da güvenlik tedbirlerinin sürdürülmesi ve değişikliklerin Makama bildirilmesi gerekir.

Süreç Ne Kadar Sürer?

Tesis Güvenlik Belgesi süreci genellikle 3 ile 6 ay arasında tamamlanır. Advance Danışmanlık olarak yürüttüğümüz dosyalarda da süre genellikle bu aralıkta kalmaktadır. Süreyi belirleyen üç ana etken vardır:

• Tesisin bulunduğu bölge: Özel güvenlik izni ve denetim aşamaları ilden ile farklı hızda ilerleyebilir.
• Güvenlik yatırımının hızı: Güvenlikli alanların, giriş kontrol ve kamera sistemlerinin ve bilgi sistemlerinin ne kadar sürede hazır hâle getirildiği süreyi doğrudan etkiler.
• Tesisin yeni ya da faal olması: Yeni kurulan bir tesiste güvenlik düzeni baştan planlanabildiği için süreç genellikle daha hızlı ilerler. Faal bir tesiste mevcut düzenin şartlara uyarlanması daha fazla zaman alabilir.

Kişi Güvenlik Belgesi başvurusu yapılacak personel sayısı ve güvenlik soruşturmalarının süresi de takvimi etkileyen etkenler arasındadır.

Geçerlilik Süresi, Ara Denetimler ve Yenileme

Tesis Güvenlik Belgesi 5 yıl geçerlidir ve yalnızca başvurunun yapıldığı tesis adresi için düzenlenir. Belge adrese bağlı olduğundan tesisin taşınması, yeni adresin de şartları sağlamasını gerektirir.

Belgenin geçerli olduğu süre boyunca tesis yılda en az bir kez, haberli veya habersiz denetlenir. Ortaklık yapısı, unvan veya adres gibi değişiklikler Makama bildirilir. Kişi Güvenlik Belgesi bulunan bir çalışan işten ayrıldığında, belgenin iptali için 15 gün içinde Makama başvurulmalıdır.

Yenileme başvurusu, süre bitiminden en az 6 ay önce yapılmalıdır. Yenilemenin geciktirilmesi, belge sahibi firmanın gizlilik dereceli işlerinin kesintiye uğraması riskini doğurur.

Ücret Neye Göre Belirlenir?

Toplam maliyet üç kalemden oluşur: Makama ödenen ön inceleme ve belgelendirme ücretleri, tesiste yapılacak güvenlik yatırımları ve danışmanlık hizmeti. Tutarı belirleyen başlıca etkenler; talep edilen gizlilik derecesi, Millî veya NATO belgesi alınması, tesisin büyüklüğü ve mevcut altyapısı ile Kişi Güvenlik Belgesi başvurusu yapılacak personel sayısıdır. Ayrıntılı bilgi için Tesis Güvenlik Belgesi danışmanlığı sayfamızı inceleyebilirsiniz.

Tesis Güvenlik Belgesi ile Kişi Güvenlik Belgesi Farkı

Tesis Güvenlik Belgesi tesis için, Kişi Güvenlik Belgesi ise kişi için düzenlenir. Tesis Güvenlik Belgesi, gizlilik dereceli bilginin bulunacağı mekânın güvenlik şartlarını sağladığını gösterir. Kişi Güvenlik Belgesi ise o bilgiye erişecek kişinin güvenlik soruşturmasından geçtiğini gösterir.

İki belge birbirini tamamlar. Gizlilik dereceli bir işte hem tesisin hem de bu işte çalışacak kişilerin belgeli olması gerekir; bu nedenle başvurular eş zamanlı yapılır. Kişi Güvenlik Belgesi yalnızca Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için talep edilebilir. Yabancı uyruklu personel için kendi ülkesinden alınmış, uygun gizlilik derecesinde güvenlik belgesi gerekir.

Kişi Güvenlik Belgesi süreci hakkında ayrıntılı bilgi için Kişi Güvenlik Belgesi sayfamızı inceleyebilirsiniz.

Bu Süreçte Uzman Desteği Neden Fark Yaratır?

Tesis Güvenlik Belgesi süreci; il özel güvenlik komisyonu ile Makam arasında ilerleyen ve birbirine bağlı adımlardan oluşur. Bir adımda yaşanan eksiklik sonraki adımların tamamını geciktirir. Uzman desteği üç noktada fark yaratır. Advance Danışmanlık olarak bu üç noktayı şöyle yönetiyoruz:

• Doğru kapsam: Firmanızın ihtiyaç duyduğu belge türünü ve gizlilik derecesini baştan doğru belirliyoruz. Böylece gereğinden yüksek bir derece için gereksiz yatırım yapmanızın da, yetersiz derece nedeniyle projeyi kaçırmanızın da önüne geçiyoruz.
• Eksiksiz dosya: Makamın olmazsa olmaz gördüğü başlıkları eksiksiz tamamlıyoruz. TÖGEK'i, tesisinizin gerçek düzenini yansıtacak şekilde yazıyoruz.
• Denetime hazırlık: Süreç boyunca tesisinizi en az üç kez yerinde ziyaret ediyoruz: başlangıçta keşif, hazırlıklar sürerken yapılan çalışmaların kontrolü ve tüm hazırlıklar tamamlandığında denetim öncesi son kontrol. Bu ziyaretlerde tesisi, başvuru dosyasında ve TÖGEK'te beyan edilen tedbirlere göre kontrol ediyor, eksiklerin denetimden önce giderilmesini sağlıyoruz.

Advance Danışmanlık olarak Tesis Güvenlik Belgesi sürecinizi, ön değerlendirmeden belgenin düzenlenmesine kadar tek elden yönetiyoruz. Firmanız için hangi belge türünün ve gizlilik derecesinin gerektiğini netleştirmek için ücretsiz ön değerlendirme talep edebilirsiniz.

‍